Assistant de direction junior

Finalité du métier

L’assistant de direction est le collaborateur direct d’un cadre, d’un manager ou d’un dirigeant, mais de plus en plus la fonction assistant de direction consiste à travailler avec plusieurs cadres d’un même service.

Autres intitulés du poste :

  • Secrétaire de direction
  • Secrétaire de direction commerciale marketing, juridique, etc.

Missions principales

Organisation

  • assure l’accueil des visiteurs ;
  • reçoit et filtre les appels téléphoniques ;
  • gère le(s) agenda(s) ;
  • fixe les rendez-vous et les confirme ;
  • réceptionne, saisit et expédie les courriers (papier et électronique) ;
  • gère l’approvisionnement en fournitures de bureau ;
  • organise les déplacements (réservations billets, hôtels et locations de véhicules) ;
  • organise le planning de travail et le suivi d’activités du responsable et de ses équipes (prises de rendez-vous pour les entretiens, réunions et déplacements professionnels…).

Gestion/suivi de dossiers

  • prépare et suit les budgets ;
  • classe et prépare les pièces comptables (factures, justificatifs de déplacement, etc.) ;
  • prépare les dossiers pour les réunions ou les déplacements (y assiste éventuellement) ;
  • archive et classe les documents, les dossiers… ;
  • rédige des notes, rapports ou comptes rendu de réunions ;
  • recherche les documents, monte les dossiers pour de nouveaux projets ;
  • vérifie l’état d’avancement des dossiers (clients internes/externes, fournisseurs…) et prépare des éléments de réponses.

Circulation/traitement de l’information

  • effectue un suivi/reporting de l’activité de son service, par la réalisation de tableaux de bord…
  • transmet au responsable et à ses équipes un certain nombre d’informations professionnelles ;
  • joue un rôle d’interface relationnelle, voire de reporting dans l’entreprise ;
  • coordonne et facilite la circulation d’informations entre la Direction générale et les autres services de l’entreprise, et entre le Directeur et les différents membres de son équipe.

Les activités éventuelles

  • Effectue les achats de matériel bureautique (ordinateurs et logiciels, mobilier…).
  • Réalise les traductions de documents ou joue un rôle d’interprète.
  • Assure en partie la communication externe avec les fédérations professionnelles, médias…
  • Participe au choix des prestataires de services pour l’entretien des locaux et la maintenance du matériel bureautique.
  • Participe à l’administration du personnel (paie), voire au recrutement de certains personnels.
  • Participe à l’organisation de réunions, séminaires, conférences…
  • Facteurs d’évolution du métier

Le métier peut être très différent selon la taille, les besoins de l’entreprise et du service concerné, mais les missions essentielles concernent l’organisation, la gestion/suivi de dossiers et la circulation de l’information au sein d’?un service, auxquelles peuvent venir se rajouter d’autres activités plus spécifiq

Compétences

Les qualités

  • Qualités relationnelles et diplomatie pour bien communiquer au sein de l’entreprise et avec l’extérieur (contacts téléphoniques, réunions, salons, médias, etc.), quel que soit l’interlocuteur.
  • Capacités rédactionnelles pour la réalisation de rapports, présentations…
  • Rigueur pour le contrôle systématique des documents (vérification de l’orthographe, libellé des destinataires et des adresses, etc.) avant leur mise en circulation et le respect des délais…
  • Disponibilité qu’impliquent les dépassements d’horaires liés à la réalisation de travaux urgents et les déplacements éventuels.
  • Discrétion pour respecter la confidentialité de certains dossiers et être un « bras droit » auquel on peut accorder toute confiance.
  • Sens de l’organisation pour savoir hiérarchiser les activités en fonction de leur degré d’urgence.
  • Souplesse et polyvalence pour être capable de s’adapter à une palette d’activités, et à l’évolution des décisions prises par la Direction et aux changements d’organisation.

Les connaissances bureautiques et informatiques
L’utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, messageries…) doit être parfaitement maîtrisée.

Les langues étrangères
La connaissance de l’anglais, voire d’une 2e langue, est indispensable, notamment pour les entreprises travaillant dans un contexte international.

Profils les plus demandés

Les diplômes
La formation de base la plus demandée par les employeurs est le BTS Assistant de Direction, mais avec l’évolution de la fonction, un certain nombre de postes demandent un niveau Bac +3/4 au moins. Selon la direction ou la fonction de rattachement, des diplômes en AES, sciences économiques, gestion, droit, ressources humaines, LEA… sont appréciés.

Les stages
Les stages sont nécessaires pour devenir assistant de direction. La connaissance du secteur d’activité constitue un atout, notamment dans des milieux à forte culture professionnelle et des stages effectués dans des structures similaires (PME ou grands groupes) sont particulièrement appréciés.Enfin, selon le responsable ou dirigeant, la fonction ou le secteur d’activité, une activité peut prendre plus d’importance (ex : gestion, ressources humaines, communication, marketing…). La personnalité de l’assistant recherché peut être alors très différente.

Type d’employeurs 

C’est un poste attaché à une Direction (ou à une fonction) qui est occupé en majorité par des femmes.

Il existe dans pratiquement tous les secteurs économiques avec une prédominance dans l’industrie, le BTP, les services et la fonction publique. Cependant, selon la structure ou la direction, l’intitulé « assistant de direction » peut recouvrir des activités où la répartition du temps de travail entre les missions d’organisation et de coordination est variable.

Les employeurs recourent fréquemment à l’intérim pour recruter des assistants de direction pour faire face à des surcroîts d’activité et parce qu’ils cherchent des candidats directement opérationnels.